Outlook, любите его или ненавидите, являются стандартным клиентом электронной почты и продуктивным клиентом в корпоративном мире. Большая часть времени любого офисного сотрудника проводится перед этим наиболее важным инструментом. Однако, несмотря на его популярность и огромное количество часов, проведенных с его использованием, мало кто знает о его расширенных функциях и еще меньше использует его в полной мере.
Итак, сегодня мы рассмотрим некоторые из замечательных возможностей Outlook 2016. Давайте начнем:
1. Отправить письмо с псевдонимов Outlook.com
Часто нам нужно использовать разные адреса электронной почты для разных целей - например, вам может потребоваться личный [защищенный адрес электронной почты], рабочий адрес [защищенный адрес электронной почты] и, возможно, [защищенный адрес электронной почты], который вы хотели бы использовать для подписи до рассылок и маркетинговых сайтов. Большинство людей создают разные учетные записи для каждого адреса и управляют ими.
Вместо этого вы можете использовать Outlook для создания и управления различными псевдонимами . Наличие псевдонима позволяет вам управлять разными адресами электронной почты, используя одну и ту же учетную запись, и письма, отправленные на любой из ваших адресов, будут поступать в одну и ту же папку «Входящие». Вот как их настроить:
Перейдите в Outlook Web App и войдите в систему, используя свою учетную запись Office 365. Затем перейдите на веб-сайт учетной записи Microsoft и нажмите « Ваша информация » в верхней панели. Теперь нажмите « Управление входом в Microsoft . Возможно, вам будет предложено ввести пароль.
Здесь вы можете добавлять и управлять своими псевдонимами. Чтобы создать новый псевдоним, нажмите « Добавить адрес электронной почты ».
Теперь введите адрес электронной почты, который вы хотите использовать в качестве псевдонима . Вы можете создать новый или использовать существующий адрес.
Теперь вы увидите псевдоним, который вы только что добавили, и решите сделать его своим основным псевдонимом, или удалите его, если он вам больше не нужен.
Теперь все письма, отправленные на псевдоним, будут поступать в ваш основной почтовый ящик. Чтобы отправить электронное письмо с вновь созданного адреса, просто нажмите кнопку От во время написания сообщения и выберите нужный адрес.
2. Расписание встреч
Outlook позволяет легко планировать встречи с другими. Для этого вы можете просто зайти в календарь, нажать на вкладку « Главная » и выбрать « Новое собрание ».
Здесь вы можете указать участников, день, время, напоминания и другие параметры встречи.
Если вы хотите сделать его повторяющимся собранием, нажмите кнопку « Повторение» в верхней части раздела « Параметры », где вы увидите различные варианты регулярного планирования.
После того, как получатель принял приглашение, вы получите подтверждение для того же.
3. Автоматические ответы
Если вы собираетесь в командировку или отпуск, вы можете настроить Outlook на автоматическую отправку ответов на каждое полученное вами электронное письмо. Чтобы включить эту функцию, перейдите в « Файл » и нажмите « Автоматические ответы ».
Здесь вы можете указать диапазон дат и сообщение автоответчика .
Если вы хотите более детального контроля над правилами, вы можете нажать « Правила » Кнопка внизу слева.
4. Используйте Google Drive в качестве облачного хранилища в Outlook
Если вы используете Google Диск в качестве поставщика облачного хранилища, вы можете интегрировать его в MS Office (включая Outlook), чтобы открывать документы непосредственно с диска и сохранять на нем, не выходя из программ Office.
Просто скачайте плагин Google Drive для Office, установите плагин, и в следующий раз, когда вы откроете Outlook, вы сможете прикреплять файлы непосредственно с диска с помощью специальной кнопки.
Вы также можете сохранить любые вложения, которые вы получаете прямо в Drive .
Примечание . Подключаемый модуль Google Диска для Office работает только в Windows. Office для Mac в настоящее время не поддерживается.
5. Получите доставку и прочитайте квитанции
Если вы хотите получить уведомление о том, когда ваше письмо было доставлено и / или прочитано, вы можете запросить доставку и прочитать квитанцию. Чтобы включить это, нажмите на вкладку « Параметры » при составлении сообщения и установите следующие флажки:
Вы также можете включить отслеживание для каждого отправляемого сообщения . Для этого перейдите в Файл > Параметры > Почта . Прокрутите вниз до раздела « Отслеживание » и отметьте « Квитанция о доставке», подтверждающая, что сообщение было доставлено на сервер электронной почты получателя, или « Прочитать квитанцию», подтверждающую, что получатель просмотрел флажки сообщения .
Обратите внимание, что получатель сообщения может отказаться отправлять квитанцию о прочтении. Кроме того, программа электронной почты получателя может не поддерживать чтения чеков.
6. Добавьте кнопки голосования в электронные письма
Если вы хотите получить консенсус от вашей команды по теме, вы можете создать опрос в Outlook. При составлении нового письма перейдите на вкладку « Параметры » и нажмите « Использовать кнопки голосования ».
Вы можете использовать шаблон кнопок «Да / Нет» или создать свои собственные, нажав « Пользовательский», где вы также можете выбрать такие параметры, как «Важность», «Чтение / доставка» и «Срок действия».
7. Задержка или график отправки писем
Иногда вам может потребоваться отложить отправку сообщения. Например, это может быть почти закрытое время, и вы хотите, чтобы ваше сообщение было доставлено на следующее утро в рабочее время. Для этого вы можете запланировать свое сообщение. Вот как:
Во время написания электронного письма перейдите на вкладку « Параметры » и нажмите « Отложить доставку ».
В появившемся диалоговом окне в разделе « Параметры доставки» установите флажок « Не доставлять до » и введите дату и время.
Теперь закройте диалоговое окно и нажмите « Отправить» . Ваше письмо будет отправлено в указанное вами время.
Примечание . Эта функция без проблем работает с учетной записью Microsoft Exchange. Если вы используете учетную запись POP3 или IMAP, Outlook должен оставаться открытым до отправки сообщения.
8. Управляйте почтой и календарем другого человека
При работе с командой крайне важно координировать и совместно работать над некоторыми общими задачами. Для этого вам может понадобиться отдельная папка для таких задач и поделиться ею с членами вашей команды. Ну, вот как это сделать в Outlook 2016.
Перейдите на вкладку « Файл ». Нажмите « Настройки учетной записи » и выберите « Делегировать доступ» .
В открывшемся диалоговом окне нажмите « Добавить », выберите пользователя, которому вы хотите предоставить разрешение, и нажмите « ОК» .
В открывшемся диалоговом окне вы можете выбрать различные разрешения, которые вы можете предоставить этому пользователю.
После того, как вы закончите, другой пользователь будет уведомлен о новых разрешениях, предоставленных им. Это только основы функции обмена. Для более полного обзора и инструкций обратитесь к официальной документации.
9. Используйте правила для управления электронной почтой
Правило - это действие, которое выполняется автоматически для входящих или исходящих сообщений. Например, вы можете захотеть переместить все письма от вашего руководителя в другую папку, переместить все письма из отдела маркетинга в папку «Срочно» или удалить все письма с пометкой «Купить сейчас» в теме. Вместо того, чтобы выполнять эти задачи снова и снова, вы можете настроить правила для их автоматизации . Вы можете выбрать один из различных шаблонов правил или начать с пустого правила.
10. Ускорьте повторяющиеся задачи с помощью быстрых шагов
Часто есть задачи, которые нужно выполнять несколько раз в день. Возможно, вы регулярно пересылаете электронные письма своему руководителю или хотите переместить некоторые электронные письма в определенную папку. Конечно, вы можете использовать правила для автоматизации процесса, но при этом правила будут применяться ко всем электронным письмам, которые соответствуют критериям, в то время как вы можете захотеть применять их только к определенным электронным письмам. Таким образом, требуется более ручной подход, и вот тут бывают быстрые шаги .
Перейдите на вкладку « Главная » в Outlook. Вы увидите следующий раздел для быстрых шагов :
Как видите, есть несколько быстрых шагов, предварительно настроенных для использования. Например, выберите адрес электронной почты в папке «Входящие» и нажмите кнопку « Кому» в разделе «Быстрые действия». Вы увидите что-то вроде этого:
Здесь вы можете настроить соответствующий Быстрый шаг - изменить имя, добавить адреса электронной почты для пересылки или добавить еще больше действий для кнопки, нажав на Опции внизу слева.
На снимке экрана выше я добавил адрес электронной почты своего менеджера, добавил действие с помощью кнопки « Добавить действие», дал указание Outlook переместить сообщение в папку «Forwarded to manager», добавил ярлык и изменил текст всплывающей подсказки.
Вы можете изменить существующие быстрые шаги, как мы это делали в примере выше, или добавить свой собственный, нажав кнопку « Создать новый» на панели инструментов быстрых шагов :
11. Сочетания клавиш и другие разные советы
Outlook предлагает множество других небольших, но полезных функций, таких как темы, превращение почтовых сообщений в собрания и любимые приложения каждого продвинутого пользователя: сочетания клавиш . Например, вы можете нажать Ctrl + W, чтобы создать новое письмо, Ctrl + E для поиска и многое другое. Чтобы узнать различные сочетания клавиш Outlook, ознакомьтесь с официальной электронной книгой Outlook 2016 Tips & Tricks от Microsoft.
Понравились эти классные функции и хитрости Outlook 2016?
Мы надеемся, что вы изучили некоторые расширенные функции Outlook 2016. Как бы ни был полезен ваш почтовый клиент в полной мере, есть и другие вещи, которые следует иметь в виду при использовании электронной почты, поэтому обязательно ознакомьтесь с нашей статьей об основных правилах работы с электронной почтой, которой должен следовать каждый. В постоянно подключенном цифровом мире конфиденциальность важна как никогда, для чего вам следует ознакомиться с нашей статьей о том, как шифровать электронную почту.
Если у вас есть какие-либо дополнительные советы и рекомендации по Outlook, или если вы пропустили важную функцию, обязательно сообщите нам об этом в разделе комментариев ниже.
