Нет ничего сомневающегося в том, что электронная почта произвела революцию в том, как мы общаемся друг с другом. И хотя в наши дни люди все чаще предпочитают такие вещи, как социальные сети и приложения для обмена мгновенными сообщениями, для общения с друзьями, правда остается верной, что когда речь идет о правильном общении, электронная почта по-прежнему является предпочтительным средством.
От университетов до глобальных корпораций, от студентов до генеральных директоров, электронная почта используется практически везде и всеми. Тем не менее, почти у всех нас есть несколько адресов электронной почты, с одним или (более) из многих поставщиков электронной почты. Но реальный вопрос в том, подтверждаем ли мы протокол (ы) правильного использования электронной почты?
Если вы не уверены в ответе, то эта статья, в которой подчеркиваются основные правила этикета электронной почты, которым должны следовать все, предназначена для вас. Так что без дальнейших церемоний, вот они.
Этикет электронной почты
1. Используйте профессионально выглядящий адрес электронной почты
Ваш адрес электронной почты часто считается признаком вашей личности. По этой причине важно иметь профессиональный адрес электронной почты, обычно с вашими именами и фамилиями, составляющими часть имени пользователя . Это еще более важно, если вы намереваетесь использовать адрес электронной почты для профессионального общения (например, рассылка резюме рекрутерам, предоставление образцов работы клиентам).
Если имя пользователя по вашему выбору недоступно, вы можете добавить номер по вашему выбору (например, дату рождения), чтобы получить его . Чтобы привести несколько примеров, [электронная почта защищена] или [электронная почта защищена] может считаться хорошим выбором. С другой стороны, используйте что-то вроде [электронная почта защищена] или [электронная почта защищена], и вы можете быть уверены, что ваши электронные письма даже не будут открыты получателями.
Совет: по возможности используйте отдельный адрес электронной почты для всех ваших профессиональных потребностей. И если вы не возражаете выложить несколько долларов, лучше всего использовать размещенную электронную почту с вашим собственным доменом.
2. Всегда включайте предмет, и держите его ясным и кратким
Строка темы является одним из наиболее важных компонентов электронной почты, поскольку она сразу же дает получателю представление об информации, включенной в электронное письмо . Вот почему во всех ваших письмах должна быть строка темы, даже если содержание не так уж важно. Оставление пустой строки темы воспринимается отправителем как неосторожность.
Еще важнее то, что тема должна быть краткой и точной, чтобы получатель мог как можно быстрее разобрать содержание письма. Немного примеров - приложенный отчет о проекте , опрос производительности - запрошенный ответ и тому подобное.
3. Используйте стандартные шрифты и минимальное форматирование
Независимо от того, насколько вам нравятся эти модные шрифты, которые есть на вашем ПК, они абсолютно бесполезны, когда речь идет о написании электронных писем. Это потому, что если вы используете нестандартный шрифт и он не установлен на компьютере получателя, текст письма не будет отображаться так, как задумано . По этой причине большинство почтовых служб имеют только несколько стандартных шрифтов с засечками и без засечек (например, Times New Roman, Arial), доступных для составления писем. И вы должны придерживаться их.
Кроме того, сохраняйте форматирование в вашей электронной почте как можно меньше. Если вам не нужно выделять определенный раздел, строку и т. Д. В содержимом электронного письма, воздержитесь от использования выделений и цветов для текста . На самом деле цвет текста электронной почты должен быть только черный, так как он наиболее разборчивый.
4. Избегайте опечаток, неправильного использования грамматики и ошибок пунктуации
Хотя не у всех есть нацистская грамматика, и не является преступлением, если в ваших письмах есть непреднамеренная опечатка или два, неправильное использование языка, структура предложений и т. Д., Как правило, у получателя (ей) складывается негативное впечатление. Поэтому крайне важно, чтобы вы трижды проверили тему письма, текст и все другие текстовые элементы на предмет любых непреднамеренных ошибок грамматики и пунктуации (и исправили их, если они были найдены), прежде чем нажать кнопку «Отправить».
Более того, вы никогда не должны использовать несколько знаков препинания (например, !!!) в своих электронных письмах. То же самое касается сленговых слов (например, LMAO), популярных сокращений (например, Gotcha!) И смайликов. Все эти вещи выглядят очень незрелыми и непрофессиональными, и их лучше оставить только для социальных сетей и мгновенных чатов.
Совет: всегда заботьтесь о том, как вы пишете слова, предложения и т. Д. В своих письмах. Электронная почта (или что-то еще, в этом отношении) никогда не должна быть составлена во ВСЕХ CAPS, поскольку это считается интернет-эквивалентом крика.
5. Дайте вложениям описательные имена
Чаще всего нам приходится отправлять / получать несколько файлов в виде вложений с нашими электронными письмами. Хотя это довольно необходимо, ничто не может быть хуже, чем получать электронную почту, которая загружена множеством случайно названных файлов (например, 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), которые не имеют никакого смысла. Таким образом, всякий раз, когда вы отправляете вложения с помощью электронной почты, переименовывайте их с некоторыми описательными именами файлов, чтобы получатель мгновенно узнал их содержание, не открывая их. Например, если вы отправляете свое резюме потенциальному работодателю, присвойте ему имя, например CurrentResume_JohnDoe . Просто и легко.
Кроме того, если вы намереваетесь отправить большое количество (например, 20) вложений по электронной почте, лучше сначала объединить их в Zip-архиве . Для большей ясности вы можете отдельно указать такие детали, как количество вложений, общий размер архива и т. Д. В основном тексте письма.
6. Всегда включайте подпись
Подпись необходима для правильного закрытия или окончания основного текста письма . Но что более важно, он также придает «подлинность» электронной почте и ее содержимому . Поэтому во всех ваших письмах должна быть ваша подпись. Просто создайте и сохраните подпись в настройках электронной почты, и она будет автоматически добавляться в конце каждого создаваемого вами письма.
Говорить о том, «что» должно быть включено в подпись, это то, что вы должны решить, так как это варьируется от одного человека к другому. При этом, как правило, вы можете включать контактную информацию (например, официальный номер, дополнительный адрес электронной почты), а также ссылки на ваши социальные профили . Короче говоря, подпись должна служить вашей цифровой карточкой контакта. Но не перегружайте его слишком большим количеством ненужной информации.
7. Подтвердите получение писем
Современная электронная почта продвинулась настолько сильно, что, нажав кнопку «Отправить», вы можете быть на 200% уверены, что она попадет в папку «Входящие» получателя, через секунду или две. Однако, как и в случае с любой технологией, электронная почта может (и иногда бывает) также страдать от простоев . Поэтому, как только вы получите электронное письмо (особенно, если это важно), подтвердите его получение, ответив отправителю небольшим сообщением.
Даже если невозможно подтвердить каждое полученное вами электронное письмо, попробуйте это сделать. Что еще более важно, вы должны подтвердить письмо, которое было по ошибке отправлено вам, так как отправитель может ожидать ответа от другой стороны. Это сообщит отправителю об ошибке, а также избавит реальный предполагаемый получатель письма от некоторых проблем.
8. Используйте правильные приветствия
Общаясь с людьми лицом к лицу или даже по телефону, мы всегда начинаем с приветствия. И то же правило относится и к электронным письмам, поэтому ваши письма должны всегда иметь правильные приветствия для получателя (ей). В зависимости от того, кому вы отправляете электронное письмо, приветствие может быть формальным (например, дорогой мистер Джонсон, профессор Келлер) или неофициальным (привет Адам, привет Дженна) . Точно так же окончание (например, С уважением, С уважением) должно иметь тот же основной тон, что и начальное приветствие, а также общее сообщение.
Стоит отметить, что вы должны воздерживаться от использования крайне неформальных и повседневных приветствий (например, что случилось?) В электронных письмах . Само собой разумеется, что это считается довольно непрофессиональным.
9. Не используйте Ответить все время каждый раз
Иногда вы получаете электронное письмо, которое также отправляется нескольким другим получателям (например, важное уведомление в компании). Но, отвечая на такие сообщения, вы поспешно используете опцию «Ответить всем» . Это не только отправляет ответ исходному отправителю, но и всем остальным, кто получил электронное письмо, независимо от того, предназначен ответ для них или нет . Это идеальный способ засорять почтовые ящики получателей.
По этой причине будьте внимательны при ответе на электронные письма с несколькими получателями и используйте опцию «Ответить» . Только когда вы на 100% уверены, что ваш ответ предназначен для всех в списке получателей, следует использовать опцию «Ответить всем».
10. Правильно используйте поля Cc и Bcc
Наряду с полем «Кому», поля « Копия » и « Скрытая копия » - это то, о чем знает каждый, кто когда-либо имел электронное письмо. Но даже после этого большинство людей используют их ненадлежащим образом. Вот краткий обзор того, чем они являются и когда их следует использовать :
- Копия: обозначает Копия. Если есть некоторые получатели, которым вы хотите отправить электронное письмо, но не хотите, чтобы они знали, что это электронное письмо «предназначено для них», введите их адреса электронной почты в это поле. Каждый получатель может видеть адреса электронной почты других в поле Копия.
- Bcc: сокращение от Blind Carbon Copy. Если есть несколько получателей, которым вы хотите отправить электронное письмо, но хотите, чтобы они считали себя единственными получателями, введите их адреса электронной почты в это поле. Каждый получатель в поле скрытой копии может видеть только свой адрес электронной почты, а не остальные. Этот вариант лучше подходит для конфиденциальности.
11. Своевременно отвечайте на письма
Учитывая, сколько писем мы получаем ежедневно, почти невозможно сразу ответить на все письма. Тем не менее, даже если электронная почта имеет низкий приоритет, вы должны попытаться ответить на него своевременно . Обычно это должно быть в течение 24-48 часов с момента получения электронного письма. И если вы не сможете отвечать на электронные письма в течение некоторого времени (например, из-за перерыва), используйте функцию автоответчика или автоответчика, которая есть в большинстве служб электронной почты.
12. Правильно форматируйте электронные письма перед отправкой
Как только кнопка «Вперед» нажимается на электронное письмо, все сообщение (включая любые изображения, смещенный текст и т. Д.) Может быть странным образом смещено вправо и вставлено в пустое электронное письмо, так что вы можете ввести идентификаторы электронной почты получателей и отправить его. Это не только портит форматирование оригинальной электронной почты, но также вводит много пробелов и дополнительных символов (>) в пересылаемый кусок электронной почты, что, в свою очередь, делает электронную почту практически нечитаемой.
Чтобы разобраться в этом, вы должны правильно отформатировать пересылаемое письмо, когда оно встроено в пустое письмо . Это включает в себя удаление лишних пробелов, а также избавление от лишних символов, пустых строк и тому подобного.
Используйте электронную почту так, как она предназначена для использования
Так как это основной способ общения в современном мире, связанном с Интернетом, чрезвычайно важно, чтобы электронная почта использовалась в соответствии с надлежащими правилами, которые включают в себя все, от того, как вы приветствуете получателей, до стиля шрифта, который вы выбираете. А этикеты, изложенные выше, помогут вам сделать это, тем самым улучшая и продуктивную работу с электронной почтой. Так что попробуйте их, и дайте нам знать ваши любимые в комментариях ниже.
