При совместном использовании документа Word 2007 может потребоваться удалить или скрыть конфиденциальную информацию. Вы можете искать данные и удалять их вручную, но это может быть подвержено ошибкам и занимать много времени. Если вам часто требуется скрыть конфиденциальные данные в Word 2007, есть бесплатная надстройка для Word 2007, которая называется Word 2007 Redaction Tool, которую можно использовать для простого и гораздо более эффективного скрытия текста в документах Word 2007.
Отредактированный текст отображается в новой копии оригинального документа в виде сплошной черной полосы. Текст под панелью преобразуется в вертикальные линии (|||||), предотвращая извлечение отредактированного содержимого при любых обстоятельствах, даже если сторона, с которой вы делитесь документом, просматривает отредактированный документ в текстовом редакторе, например Блокнот.
Загрузите Word 2007/2010 Redaction Tool с
//redaction.codeplex.com/releases/view/32251.
Следующие элементы необходимы для установки средства редактирования Word 2007 :
- .NET Framework 3.5 с пакетом обновления 1
- VSTO 3.0 Runtime с пакетом обновления 1
Однако вам не нужно устанавливать их отдельно. Если какой-либо из этих элементов не установлен в вашей системе, программа установки Word 2007 Redaction Tool загрузит и установит их автоматически. Установка этих двух элементов может привести к перезагрузке.
Чтобы установить надстройку, дважды щелкните загруженный файл .exe . Прочитайте лицензионное соглашение для клиентского профиля .NET Framework и нажмите кнопку « Принять», чтобы продолжить.
Прочитайте лицензионное соглашение для Visual Studio Tools for Office и нажмите кнопку « Принять», чтобы продолжить.
WinZip Self-Extractor открывается и автоматически запускает процесс установки.
Необходимые файлы загружены.
.NET Framework и инструменты Visual Studio установлены.
Установщик настройки Microsoft Office отобразит вопрос, уверены ли вы, что хотите установить эту настройку. Нажмите Install, чтобы продолжить.
После успешного завершения установки отобразится диалоговое окно. Нажмите Закрыть .
ПРИМЕЧАНИЕ. Если в этот момент вы получите ошибку, запустите установочный файл, который вы скачали снова. Мы получили ошибку при первой установке надстройки. Запуск установки снова, казалось, работал.
После установки средства редактирования Word 2007 на вкладку « Обзор » добавляется группа редактирования .
Чтобы отредактировать или замаскировать закрытый текст в документе, сначала необходимо отметить текст, который нужно отредактировать. Для этого выделите нужный текст и нажмите кнопку « Отметить» .
Если вы хотите пометить один и тот же текст в нескольких местах документа, нажмите стрелку на кнопке « Пометить» и выберите « Найти и пометить» в раскрывающемся меню.
Откроется диалоговое окно « Найти и пометить». Введите текст для поиска в поле « Найти что» . Чтобы увидеть больше параметров, нажмите кнопку « Дополнительно» .
Параметры поиска отображаются под кнопками в диалоговом окне, а кнопка « Дополнительно» становится кнопкой « Меньше» . Выберите любые нужные параметры. Чтобы снова скрыть дополнительные параметры, нажмите кнопку « Меньше» . Нажмите « Пометить», чтобы найти и отметить введенный текст.
Диалоговое окно показывает, сколько экземпляров указанного текста было найдено и отмечено. Чтобы закрыть диалоговое окно, нажмите Отмена .
Помеченный текст будет выделен серым цветом в вашем документе.
Если есть помеченный текст, который вы не хотите редактировать, вы можете выбрать этот помеченный текст снова и выбрать « Снять отметку» в раскрывающемся меню кнопки « Снять отметку», чтобы предотвратить его редактирование.
Для перемещения между отметками редактирования в документе для окончательной проверки используйте кнопки « Далее» и « Предыдущий» .
Убедившись, что у вас есть весь текст, помеченный для редактирования, выберите « Редактировать документ» в раскрывающемся меню « Пометить», чтобы заштриховать помеченный текст.
Новая отредактированная версия вашего документа создается с помеченным текстом, замененным черными полосами. Когда процесс завершится, отобразится диалоговое окно с просьбой запустить инспектор документов, чтобы проверить и удалить все скрытые метаданные в документе до его распространения. Нажмите « Проверка», чтобы запустить проверку, или « Закрыть», чтобы пропустить проверку.
Откроется диалоговое окно « Инспектор документов ». Различные типы метаданных перечислены в диалоговом окне с флажком рядом с каждым элементом. Установите флажки для элементов, которые вы хотите проверить на метаданные. Нажмите кнопку « Проверка», чтобы начать проверку. Чтобы закрыть диалоговое окно на этом этапе без проведения проверки, нажмите кнопку « Закрыть» .
Результаты проверки отображаются в диалоговом окне « Инспектор документов ». Если какие-либо метаданные были найдены, слева от найденного элемента отображается восклицательный знак. Чтобы удалить метаданные из документа, нажмите кнопку « Удалить все» справа от элемента.
ПРИМЕЧАНИЕ. Инспектор документов отмечает в нижней части диалогового окна, что некоторые изменения нельзя отменить. Убедитесь, что вы хотите удалить метаданные, прежде чем нажимать кнопку « Удалить все» .
Диалоговое окно « Инспектор документов » информирует вас о внесенных изменениях. Нажмите Закрыть .
В новом документе черные полосы вставляются поверх всего выделенного вами текста.
Помните, что вы не можете удалить черные метки из текста в новом документе. Обязательно сохраните файл с другим именем, отличным от оригинала, и отправьте новый документ, а не оригинал. Вы можете вернуться к исходному документу и выбрать « Удалить все метки» в меню кнопки « Снять отметку», чтобы очистить выделенный текст, если это необходимо.
Для дальнейшей защиты вашего отредактированного документа вы можете выбрать его защиту от изменения при сохранении в качестве нового документа. Это позволяет вам распространять документ, который нельзя изменить.
Для этого выберите Сохранить как | Документ Word из меню Office .
В диалоговом окне « Сохранить как » введите новое имя для отредактированной копии документа в поле редактирования имени файла . Нажмите кнопку « Инструменты» внизу и выберите « Общие параметры» в раскрывающемся меню.
В диалоговом окне « Общие параметры » введите пароль в поле « Пароль для изменения» и выберите « Только для чтения», если необходимо. Нажмите ОК .
Откроется диалоговое окно подтверждения пароля . Введите ваш пароль еще раз и нажмите ОК .
Вы вернетесь в диалоговое окно Сохранить как . Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить новый отредактированный защищенный документ.
Используя Средство редактирования Word 2007 и защищая документ от изменения, вы можете защитить свою конфиденциальную информацию и сохранить документ, когда его необходимо распространять. Инструмент редакции работает так же хорошо в Word 2010. Наслаждайтесь!
